导语:作为工程造价的重要组成部分之一,施工图预算是帮助管理者合理确定和控制工程造价的重要方式。但是绝大部分的施工图预算管理存在由于流程化管理造成的诸多问题,如:增加跨组织管理的复杂性、责权分配不清、资源配置规划不够详细、风险控制效果不佳、过程管理粗糙以及管理的表单、流程、制度等未落地实施等,使得预算成果往往达不到期望的管理效果。因此,本文介绍管理视图分析法及其优点,优化施工图预算的管理。

管理视图分析法

1.1 管理视图分析法的概念

管理视图分析法(Management Breakdown Layout Analysis, MBLA)是基于系统化思维和对组织活动的结构化分解,形成既相互独立又相互联系的事项全集和管理视图(Management Breakdown Layout,MBL),用来分析、评价和优化组织活动和绩效的方法。

管理视图分析法通过借鉴价值链分析法(VCA)、工作分解结构(WBS)、标准作业程序(SOP)、业务流程管理(BPM)、对标管理(BM)和质量环(PDCA)等管理方法,其思路是先形成共性的事项全集,随后依靠对管理事项的系统性分解,构成与组织实际相适应的个性化组合。

1.2 管理视图分析法的标准模型

管理视图分析法的标准模型由管理事项区、责权分配区、资源配置区、风险控制区、过程管理区和文档明细区等六个区域构成。其中:

绘制管理蓝图——在管理事项区对管理活动基于“相互独立,完全穷尽”的原则进行逐级分解,形成组织开展管理活动理想状态下的管理蓝图。

形成管理视图——在组织的管理模式、资源、能力和文化等要素的约束下,将管理蓝图中的事项与组织现阶段的事项进行对比和筛选,形成现实状态下可达到的管理视图。通过对比组织已开展和未开展的事项,找出差异和优化的空间。

优化责权分配——依据管理职责和权限相匹配的原则,梳理所有管理事项的责权分配。单层级的组织, 应明晰该组织的分工;多层级的组织,应优化上下级间 的责权分配,明确各自的管理定位、内容和规则。

优化资源配置——为开展管理活动所需的人力、财 务、物料和信息资源进行整理和规划。

强化风险控制——预测每个管理事项可能出现的风险,评估不同风险的类型和发生概率,从风险描述、控制手段和风控目标着手将风险的影响程度降至最小。

细化过程管理——明确管理事项的输入条件、过 程要求和输出结果,得到完成某事项确切的管理安排。

规范文件文档——梳理每个事项所需的表单、过程、制度和样本,使事项管理能够模块化、流程化和表单化,有利于人员实施。

管理视图分析法的优点

2.1 构建管理事项和主体的系统化模型

管理视图分析法的基础是各管理事项,这些事项是按照一定的逻辑和MECE的原则,基于全集思维构建,并结合具体单位部门的价值定位和组织职能筛选,而非完全依靠经验。因此无交叉,避免管理重复和重叠。

2.2 明确管理事项的可操作性

施工图预算的管控模式以事项为核心、以漏斗模型为基础展开,涵盖所有关于预算的管控要求,并且按照单位部门的组织职能和职责分工,结合工作流程,明确权责 配置,使执行人员熟知该事项完成所需的管控要求、管控 流程等管理要素。

管控运行釆用“表单驱动”的做法,将针对该事项的各种管控信息、决策要素汇集在表单中,简化操作流程,便于监督指导和固化经验。同时,该表单也充分体现该事项的管理流程,使管理更便捷高效。

2.3 梳理优化施工图预算的过程管理

施工图预算执行和管理单位、部门根据管理视图分析法对自身施工图预算进行梳理和自查有助于补充和完善预算管理活动所缺失的事项,包括预算规划、预算总结和风险管控等问题,规避只考虑短期利益的行为, 严格控制造价风险,确保预算不超概算额,并通过全面分析总结项目实施过程的经验教训,为未来的投资管理和战略修订提供参考。

2.4 完善施工图预算管理的信息化建设

管理视图分析法最终形成的表单、流程、制度和样本为规范信息要求、建立信息渠道和提局信息沟通和信息共享提供了平台,及时为管理层提供决策支持,为施工图预算的信息化建设奠定基础。